Das „World Café" ist ein Moderationsdesign, das gut geeignet ist, einen Workshop auf eine lockere und informative Weise zu eröffnen. Das Tool bietet sich vor allem für größere Gruppen von 20 bis 200 Teilnehmern an, insbesondere, wenn sich die Teilnehmer persönlich noch nicht (gut) kennen. Die Methode ermöglicht einen intensiven Austausch in angenehmer Atmosphäre. Mit freundlicher Genehmigung der Veröffentlichung durch www.managerseminare.de.

WAS

Dauer

Je nach Gruppengröße, Zielsetzung und Intensität des Austauschs dauert das „World Café" ungefähr 1 bis 2 Stunden.

Anwendungsbereiche

Der Bogen der Anwendungsmöglichkeiten ist weit gespannt. Ideal ist dieses Moderationsdesign zur Gestaltung des Einstiegs in eine Vortrags- oder Moderationsveranstaltung, um die anwesenden Menschen miteinander bekannt zu machen. Dies kann der einzige gewollte Zweck des „World Café" sein, aber auch ein erwünschter positiver Nebeneffekt.

Ebenso kann das Tool als Auftaktsequenz eines Strategie- oder Visions-Workshops dienen. Es kann zur Einleitung eines komplexen Change-Prozesses mit breiter Beteiligung ebenso eingesetzt werden, wie als Einstieg in einen Follow-up-Workshop oder auch nur zur interaktiven Reflexion eines Vortrages. Auch wenn sich die Teilnehmer schon recht gut kennen, bietet das „World Café" einen geeigneten Rahmen, um in entspannter Atmosphäre Sichtweisen, Erwartungen oder Ideen bezüglich der Lösung eines Problems oder zur Gestaltung der Zukunft einer Organisation auszutauschen.

Das „World Café" ist in aller Regel nicht darauf angelegt, unmittelbar Ergebnisse zu erzielen, Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmenpläne zu erarbeiten. Es dient vielmehr einer ersten gemeinsamen Orientierung.

Zielsetzung/Nutzen

Beim Einstieg in eine Veranstaltung können die Teilnehmer durch ein „World Café" mühelos in ein angeregtes, businessrelevantes Gespräch gebracht werden. Oft sind es Menschen, die im Alltag zwar per Telefon und/oder E-Mail miteinander kommunizieren, sich aber persönlich nie oder nur selten treffen, weil sie an unterschiedlichen Orten oder zu unterschiedlichen Zeiten für dieselbe Organisation arbeiten. Ziel eines „World Cafés" ist es dann, diese Menschen miteinander in persönlichen Kontakt zu bringen und dadurch deren (Arbeits-)Beziehungen zu intensivieren, getreu dem Motto: Wenn die persönliche Beziehung stimmt, ist fast alles möglich und wenn diese nicht stimmt, ist so gut wie nichts möglich!Das „World Café" bietet viele Vorteile:

• Die Hürde, auf jemanden zuzugehen, der einem noch - mehr oder weniger - fremd ist, wird stark reduziert.
• Man muss nicht auf eine „passende Gelegenheit" warten, um mit jemandem in Kontakt zu kommen.
• Der sonst allgegenwärtige Ergebnisdruck fehlt, es entsteht eher die Atmosphäre eines informellen Gespräches.
• Gedanken können am Tisch, sozusagen „unter uns", leichter vorgetragen werden, als in der großen Runde.
• „Vielredner" haben es schwer, zu dominieren. Stille Menschen können sich leichter einbringen.

Abb. 1: Das „World Café" in Aktion (Quelle: WIFI Österreich)

WIE

Ausführliche Beschreibung

Wie ein typischer Ablauf des „World Cafés" aussehen kann soll im Folgenden am Beispiel eines Zukunfts-Workshops beschrieben werden. Teilnehmer der Veranstaltung sind Führungskräfte eines internationalen Konzerns. Sie kommen aus verschiedenen Niederlassungen im deutschsprachigen Raum und kennen sich entweder nur flüchtig oder sie begegnen sich auf der Veranstaltung zum ersten Mal.

Der Moderator hat dafür gesorgt, dass die Räumlichkeiten optimal vorbereitet wurden. Für ein „World Café" benötigt man einen hellen Raum mit Tageslicht, der so groß ist, dass er für die Anzahl der Teilnehmer mit zum Beispiel Vierertischen eingerichtet werden kann. Dabei soll eine lockere „Caféhaus-Atmosphäre" entstehen. Unterstützt werden kann dies noch durch leise (!) Musik ... Die Tische stehen möglichst nicht „in Reih und Glied", sondern in einem lockeren Arrangement. Zudem stehen sie weit genug auseinander, so dass sich die Teilnehmer nicht gegenseitig stören, wenn sie an den Tischen Platz nehmen und miteinander reden.

Jeder Tisch ist mit einer weißen Papiertischdecke gedeckt, und wenn es der Platz erlaubt, stehen Blumen auf jedem Tisch. Es gibt direkt am Tisch - oder alternativ an einer Getränketheke - Kaffee, Tee und Kekse. Zudem liegen auf den Tischen Moderations-Filzschreiber in unterschiedlichen Farben; je Teilnehmer mindestens ein Stift und gegebenenfalls einige Moderationskarten. In der Mitte des Tisches steht ein „Eiskartenständer" mit einer Karte, auf der keine Eissorten, sondern sorgfältig vorbereitete Arbeitsfragen formuliert sind.

Schritt 1: Erstellung von „Kurzporträts"

Wird das „World Café" zur Gestaltung des Einstiegs genutzt, beginnt es in aller Regel damit, dass jeder Teilnehmer einen „Steckbrief" von sich anfertigt. Das ist ein „Kurzporträt" von sich, zum Beispiel auf einem DIN-A4-Blatt, das vielleicht schon beim Eintreffen erstellt wird. Darauf steht dann etwa: „Name:", „Funktion:", „Dabei seit: ...", „Meine Stationen in der Organisation bisher:" „Was ich mache, wenn ich nicht im Job bin: ..." oder Ähnliches. Es kommt sehr gut an, wenn man Fotos von den Teilnehmern macht, die dann ausgedruckt und auf den Steckbrief geklebt oder „getackert" werden.

Die Fragen auf dem „Steckbrief" müssen natürlich mit den Fragen auf den bereits erwähnten „Eiskarten" korrespondieren, sprich: Die Fragen auf den Steckbriefen sind Fragen zur Person, die Fragen auf der „Eiskarte" ergänzen die Fragen auf den Steckbriefen. Wird das „World Café" hingegen an einer späteren Stelle im Prozess eingesetzt, ändern sich die Fragen gemäß der entsprechenden Zielsetzung. An der Eingangstür zum „World Café" werden die Teilnehmer gebeten, sich einen Platz an einem der Tische zu wählen. Erwünscht ist dabei in der Regel, dass sich jeder an einen Tisch mit ihm unbekannten oder wenig(er) vertrauten Personen setzt.

Am Tisch stellt sich dann jeder Teilnehmer anhand seines Steckbriefes den jeweils anderen vor und ergänzt seine Vorstellung um kurze Antworten zu den Fragen auf den „Eiskarten". Die vorbereiteten Fragen helfen, dass man nicht nach Worten suchen muss, was man denn nun sagt und erhöht dadurch die „Dichte" des Dialoges.

Schritt 2: Anmoderation

Wenn alle einen Platz eingenommen haben, bittet der Moderator die Teilnehmer, an jedem Tisch einen „Gastgeber" oder „Tischmoderator" zu wählen. Dieser hat dann die Aufgabe, das Geschehen am Tisch anzuleiten. Dazu gehört es, darauf zu achten, 

• dass jeder am Tisch zu Wort kommt.
• dass die Arbeitsfragen „abgearbeitet" werden.
• dass Gedanken nicht nur verbal ausgetauscht, sondern die Tischdecken als Visualisierungsmedium genutzt und Gedanken, Ideen, Kommentare, ... einfach auf die Tischdecken geschrieben oder gemalt werden.
• dass, wenn das „World Café" als Themensammlungsphase gedacht ist und mit den Nennungen später weitergearbeitet werden soll, Themenvorschläge auf die Karten geschrieben werden.

Die Nutzung der „Tischmoderatoren" als „Hilfs-Sheriffs" bringt so viel Struktur in den Ablauf, dass auf jegliche weitere Regeln verzichtet werden kann. Das konkrete Geschehen an den Tischen kann (und soll) ohnehin nicht bestimmt werden. Das Moderations-Design muss so viel Freiheitsgrade lassen, dass die Teilnehmer „vergessen", dass sie moderiert werden.

Die gestellten Fragen müssen für die Teilnehmer so spannend sein, dass sie begierig sind zu erfahren, was die anderen dazu zu sagen haben und auch selbst Lust haben, sich dazu zu äußern.

Schritt 3: Die erste Gesprächsrunde

Die erste Gesprächsrunde beginnt und die Teilnehmer wenden sich neugierig den vorbereiteten Fragen auf den Eiskarten zu:

• Wo sehen Sie ungenutzte Märkte?
• Welche Zielgruppen müssen wir stärker betreuen?
• Welche Leistungen sollten stärker herausgestellt werden?
• ...

Während der Gesprächsrunden geht der Moderator zwischen den Tischen durch das „Café" und beobachtet das Geschehen. Bei „Unregelmäßigkeiten" schafft er Abhilfe. Wenn es also beispielsweise Tische mit nur zwei Teilnehmern gibt, bittet er die Menschen, sich an einem anderen Tisch zusammenzufinden. Wenn er den Eindruck hat, dass an einem Tisch nach 15 Minuten immer noch derselbe Teilnehmer redet, klärt er kurz, ob auch die anderen schon Gelegenheit hatten, etwas beizutragen ...

Nach etwa 30 Minuten endet die erste Runde, und die Teilnehmer werden gebeten, sich einen anderen Tisch zu suchen - nur der „Gastgeber" bleibt an „seinem" Tisch sitzen und darf gespannt sein, wer nun zu ihm kommen wird.

Schritt 4: weitere Gesprächsrunden

Haben sich die neuen Gruppen gefunden, gibt der Tischmoderator einen kurzen Überblick über das, was an seinem Tisch in der letzten Runde diskutiert wurde, und bittet dann die neuen „Gäste", die Arbeitsfragen nun ebenfalls zu bearbeiten und die Ideen auf der Tischdecke bzw. auf Moderationskarten zu visualisieren.

Nach weiteren 20 bis 30 Minuten findet ein erneuter Tischwechsel statt, der „Gastgeber" erwartet neue Gäste - und der Diskussionsprozess kommt erneut in Gang.

Nach wiederum ca. 30 Minuten geht das „World Café" mit der dritten Runde zu Ende.

Schritt 5: Vernissage

Der Moderator bittet nun die „Gastgeber", die Tischdecken ihres Ti¬sches abzunehmen. Diese werden dann alle nebeneinander an Modera¬tionswände geheftet oder auf einer Leine aufgehängt, wo sie nun von allen Teilnehmern als Abschluss des Cafés besichtigt werden. Alternativ oder zusätzlich geben die Gastgeber die an ihrem Tisch während der Gesprächsrunden beschrifteten Moderationskarten den Moderatoren.

Die „Tischdecken-Ausstellung" bedarf keiner speziellen Moderation. Die Teilnehmer werden gebeten, alleine oder mit Partnern ihrer Wahl die Notizen zu „sichten". Wenn es beschriebene Moderationskarten gibt, können auch diese an Pinwänden ausgehängt werden, so dass die Teil¬nehmer sehen, was insgesamt entstanden ist.

Nach der „Vernissage" wird gegebenenfalls mit den beschriebenen Moderationskarten weitergearbeitet. Der Moderator fängt dann mit der Gruppe einfach an dieser Stelle des Prozesses mit der „ganz normalen Business-Moderation" an. Er hat jetzt ideale Bedingungen, da die Gruppenmitglieder bereits miteinander „warm" geworden sind.

Die Dokumentation der Veranstaltung erfolgt in Form eines Fotoprotokolls.

Voraussetzungen/Kenntnisse

Für die Inszenierung eines „World Cafés" sollte man eine solide Ausbildung in Business-Moderation und ein gerüttelt Maß an Moderationserfahrung mit großen Gruppen (mehr als 20 Teilnehmer) haben. Die Moderation ist vergleichbar mit Schlittschuhlaufen: sieht einfach aus - wenn man dann aber selbst auf dem Eis steht ...

Kommentar/Erfahrungen

Abschließend sei ein kleiner „Schönheitsfehler" an diesem Moderationsdesign nicht verschwiegen: Ein „World Café" bringt einen relativ großen Aufbau und ggf. Umbau-Aufwand für die Tagungsstätte mit sich, der in einem professionell geführten Haus allerdings zu keinen ernsthaften Schwierigkeiten führen sollte, zumal die Vorteile die viele Mühe lohnen.

Für die Realisierung eines „World Cafés" ist es besonders wichtig (wie für Großgruppenmoderationen allgemein), dass man ausreichend „fleißige Hände" zur Verfügung hat. Zur Moderation reichen ein bis zwei Professionals völlig aus, aber wer nimmt die Teilnehmer in Empfang? Wer kümmert sich um die Tischdecken, die hoffentlich nicht durchwei¬chen, so dass die Notizen der Teilnehmer anschließend auch auf den Tischen stehen? Wer steht dem Moderator als „Trouble-Shooter" zur Seite? Und noch ein letzter Hinweis aus der Praxis für die Praxis: Man sollte sich (wenn irgend möglich) die Räumlichkeiten vorab ansehen und überprüfen, inwieweit sie für die geplanten Aktivitäten geeignet sind. Schon mancher „Ballsaal" hat sich als „Handtuch" entpuppt oder ist mit Säulen bestückt, hat eine abgehängte Decke oder kein Tageslicht oder ...

Das „World Café" eignet sich übrigens hervorragend als Design zur Gestaltung der Einstiegs- und ggf. auch der Sammelphase eines „Moderationszyklus" im Rahmen der Arbeit mit der Moderationsmethode/SIX STEPS® (vgl. Literaturhinweise).

Technische Hinweise

Ausstattung:

• Kleine (runde) Tische, mit ausreichender Bestuhlung
• Weiße, glatte Papiertischdecken
• Bunte Moderationsstifte und ggf. Moderationskarten für jeden Tisch
• Ständer mit den Fragen für jeden Tisch
• Ggf. Steckbriefe
• Tassen und Ähnliches für die Cafébesucher
• Heißgetränke, Snacks und Ähnliches
• Pinwände für die Gesprächsergebnisse und ggf. Folgearbeit
• Flip-Charts
• Moderationskoffer
• Mikrofon für den Moderator

Vorbereitung:

Im Rahmen der Vorbereitung müssen folgende Fragen beantwortet werden:

• Zielsetzung geklärt?
• Teilnehmerkreis benannt?
• Moderator verpflichtet?
• Räumlichkeiten reserviert?
• Ggf. Umbau organisiert?
• Raumausstattung geordert?
• Technik (incl. Techniker) klar?
• Ablauf klar (Eröffnung, Durchführung, Abschluss des „World Cafés")?
• Dokumentation sichergestellt?

WER

Autor

Josef W. Seifert, Jahrgang 1954, verheiratet, zwei erwachsene Kinder,
lebt in der bayerischen Spargelgemeinde Pörnbach, bei Ingolstadt/Do.

Nach einer handwerklich-technischen Grundausbildung wurde er BMW Führungskraft und wechselte einige Jahre später in die Personalentwicklung. Hier erhielt er die Chance das "Führungstraining Werk München" aufzubauen, das er fünf Jahre leitete. 

Er veröffentlichte in Büchern und Aufsätzen eine Reihe von Texten zum Themenbereich Moderation, von denen der in mehrere Sprachen übersetzte Longseller "Visualisieren - Präsentieren - Moderieren" aus dem Gabal-Verlag der bekannteste sein dürfte.

Josef W. Seifert entwickelte den "Moderationszyklus" und die Ausbildung "MODERATIO - Business ModeratorIn (MBM)"^®. Nach vielen Jahren Moderations- und Trainingsarbeit in diesem Bereich, zeichnet er jetzt für die Ausbildung "MODERATIO KonfliktMediatorIn (MKM)"^® verantwortlich. Heute arbeitet Josef W. Seifert als Coach für Führungskräfte und Moderator für Konfliktklärung in Zweierbeziehungen und Teams.

Kontakt: www.josef-w-seifert.de

Herausgeber

Armin Rohm ist seit 1994 als selbständiger Prozessberater, Coach, Trainer und Buchautor tätig. Seine Arbeitsschwerpunkte sind die Begleitung/Moderation von Change-Prozessen, Teamentwicklung, Konfliktklärung sowie die Konzeption und Durchführung von Programmen zur Führungskräfteentwicklung. Armin Rohm bietet außerdem eine zweijährige Ausbildung zum Systemischen Coach und Prozessberater an, die jährlich im Oktober/November startet.

Quellen/Weiterführende Literatur 

Armin Rohm (Hrsg.): "Change-Tools: Erfahrene Prozessberater präsentieren wirksame Workschop-Interventionen " Verlag www.managerseminare.de; 3. Auflage 2008, 312 Seiten, kt., ISBN 978-3-936075-39-7; Veröffentlichung mit freundlicher Genehmigung von www.managerseminare.de

Juanita Brown/David Isaacs (2005). The World Café. San Francisco: Berret-Koehler Publisher Inc.

Unter www.theworldcafe.com stellen Juanita Brown und David Isaacs nützliche Informationen zur Verfügung. Unter anderem gibt es eine hervorragende kostenlose Checkliste zur Vorbereitung und Durchführung der Methode („quick reference guide").

Josef W. Seifert (22. Auflage 2005). Visualisieren - Präsentieren - Moderieren. Offenbach: GABAL Verlag.

Josef W. Seifert (5. Auflage 2006). Moderation & Kommunikation. Offenbach: GABAL Verlag.

© managerSeminare: Change-Tools

Auch auf diesem Webportal werden Weiterentwicklungen wie die "Synergie-Landkarte" vorgestellt und Bilder gezeigt.

Hinweis auf weitere Change-Tools auf www.netzwerk-gemeinsinn.net:

1. Dienstalterpolonaise
2. Teameinstimmung durch die Logischen Ebenen
4. Die vier Zimmer der Veränderung
5. Vom Problem zum Ziel
6. Wo, bitte, geht's hier nach Norden?
7. Hurra ein Befehl

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