Einen Open Space in zwei bis drei Stunden? Ein Open Space mit weniger als 20 Leuten? Lohnt sich hier der Aufwand? Steht die Einführung und die Raumgestaltung im Verhältnis zur Arbeitszeit? Gibt es andere Möglichkeiten mit anderen Herangehensweisen Ähnliches zu bewirken? Eine Arbeitsgruppe bei der Lernwerkstatt in Vlotho (16.01.06) suchte hier nach Orientierungswerten und Beispielen.

WAS?

„2  bis 3 Stunden im Geiste des Open-Space“ lautete eines von dreißig Arbeitsthemen, das von Fachkollegen/innen bei einer bundesweiten Lernwerkstatt in Westfalen eingebracht wurde. Wolfgang Fänderl fragte zunächst, was denn überhaupt der so genannte Geist („spirit“) dieses Verfahrens sei? Geht es um eine methodische Vorgabe, eine bestimmte Haltung der Begleitenden oder um eine neue Philosophie? Die Frage blieb letztlich offen, genannt wurden jedoch mehrere Zielsetzungen die Open Space ausmachen:

a) Die Beteiligten werden als Experten/innen gesehen (Gruppenorientierung).
b) Die Fähigkeit zur Selbstorganisation wird vorausgesetzt (Prozessorientierung).
c) Eigenverantwortung wird nicht nur zugelassen, sondern gefördert (Partizipation).
d) Freiwilligkeit ist zumindest innerhalb der Veranstaltung oberstes Gebot (Eigenmotivation).
e) Das gemeinsame Thema steht im Zentrum von allem und bestimmt auch die Wahl der Beteiligten (Themenzentrierung).
f)  Die Beteiligten bestimmen mit ihren Einzelthemen die leere Agenda (Interessenorientierung).
g) Die Verantwortung für Inhalt und Prozess werden getrennt (Rollenteilung)

Empfohlen werden Open Spaces in Situationen, bei denen heterogene Großgruppen komplexe Themen, die unter den Nägeln brennen, die potenziell konfliktreich und ergebnisoffen sind, konstruktiv und selbst organisiert bearbeiten wollen und können.

Davon unterschieden wurden Basiselemente des Open Space, die bei Veranstaltungen von 6 Stunden bis 3 Tagen angeboten werden, um die Ziele zu erreichen:
1. Großes Themenplakat, Thema im Zentrum der Einladung
2. 4 Prinzipien: a) Die, die da sind, sind die Richtigen; b) Was geschieht, ist das Einzige, das geschehen konnte; c) Es fängt an, wenn die Zeit reif ist; d)Vorbei ist vorbei, nicht vorbei ist nicht vorbei
3. 1 Gesetz der Mobilität bzw. der zwei Füße: Wenn du in einer Gruppe nichts lernen und nichts beitragen kannst, folge deinen Füßen zu einem produktiveren Ort!
4. 2 Erscheinungen: Hummeln, die von Gruppe zu Gruppe als Mittler fliegen; Schmetterlinge, die besonders flatterhaften schönen Tiere, mit denen es sich lohnt eine Zeit zu verweilen.
5. 1 Warnung (Augen auf! Mit Überraschungen ist zu rechnen)
6. Sitzkreise im Plenum und in den einzelnen Arbeitsgruppen
7. wertschätzende Rahmenbedingungen (z.B. Buffet, vorbereitete Arbeitsmaterialien, große, helle Räume mit möglichst leeren Wänden, qualitativ und ästhetisch gut gestaltet)
8. Der Raum ist frei von Ablenkungen und auch vorherige Arbeitsergebnisse rücken in den Hintergrund
9. Zeitnahe Dokumentation der Gruppenergebnisse (Dokuwand + Protokolle in ausgedruckter oder virtueller Form) für alle!
10. Möglichkeit zur Korrektur der Protokolle und Beteiligtenliste.
11.  Begleitende (deutlich unterschieden von üblichen Moderationen mit kleinteiligen Interventionen) sind an keiner Stelle inhaltlich aktiv und bleiben während der Arbeitsphase unscheinbar im Hintergrund.
12. Themenmarktplatz mit Option auszuwählen.

Die Reihenfolge der Nummerierungen ist zwar beliebig und enthält keine wertende Aussage. Die Zahlen werden jedoch im Vergleich mit den vorgeschlagenen Kurz-Varianten dazu dienen die Ähnlichkeiten und Unterschiede herauszufiltern (vgl. WIE).

WER?

Initiator der Lernwerkstatt war die Berliner Genossenschaft Boscop, die seit 4 Jahren Open-Space-Veranstaltungen und -Lernwerkstätten durchführt. Gastgeber war der Jugendhof Vlotho (Westfalen), der mit seinen offenen großzügigen Räumen zur diesjährigen 4. Lernwerkstatt eingeladen hatte. 27 Beteiligte aus Deutschland, Schweiz und Österreich nahmen daran teil.

Die Arbeitsgruppe selbst bestand aus 11 Begleitenden und Initiatorinnen von Open Spaces aus unterschiedlichen Arbeitsfeldern: Bildung, Gesundheitsbereich, Verwaltung, Unternehmen etc. mit dem Interesse, Workshop-Kurzformen zu entwickeln, die Open-Space-Charakter haben. Die ersten Beispiele, die hier erwähnt werden, wollen einladen mitzudenken und eigene Erfahrungen auf www.gemeinsinn-werkstatt.de (Kommentare) einzubringen. Anwesend waren: Juliane Ade, Heike Cobaugh, Jutta Weimar, Susanne Schubert, Ursula Heiligenberg, Sanna Schondelmayer, Peter Glanzmann, Marei Kiele, Michael Krambock, Ekkehard Zamel, Wolfgang Fänderl.

WIE?

Um die Beispiele darzustellen und auszuwerten wurde zunächst eine Tabelle entwickelt, die hier in vier Unterpunkte übertragen wurde:
A)  Titel (Vermittler/in)
B)  Beschreibung des (möglichen) Einsatzfeldes
C)  Beschreibung der (möglichen) Umsetzung
D)  Integration (+), Übersetzung (=) und Fehlen (-) von Zielsetzungen (kleine Buchstaben bei WAS) und Basiselementen (Zahlen bei WAS)

1A) „Zeitstrahl“ (Wolfgang Fänderl)

1B) Auf eintägiger Jahresplanung eines 8-köpfigen Teams eines Bildungshauses (bis 27 Personen möglich), im Anschluss an wertschätzende Interviews kam es zur Themensammlung für die Jahresplanung und zu ersten Diskussionsrunden; Zeit 3 Stunden (exklusiv Interviews und Abschlusskreis);

1C) A4-Papier und Stifte lagen vor den Beteiligten aus. Kurze Einführung in Thema und Basisregeln im Geiste des Open-Space. Dann können eigene Themen aufgeschrieben werden, die einfließen sollen, um sie anschließend allen vorzustellen.

Im dritten Schritt kommt es zur Vorstellung und Zuordnung der Anliegen (mit dem eigenen Namen) auf einem vorbereiteten großformatigen Zeitstrahl, der auf Tischen ausgelegt wurde. Hierbei sind Zeitfenster (Heute, nächste Teamsitzung, kommende Teamsitzungen) auf zwei Ebenen (mit allen, in Kleingruppe) vorgegeben.

In der „Marktphase“, können Interessierte ihren Namen hinzuschreiben und sich noch mal über die Dringlichkeit der Themen austauschen. Im fünften Schritt kommt es zur Einschätzung des Gesprächsbedarfs für die aktuell anstehenden Themen. Dadurch rückten manche Themen nun doch auf einen späteren Termin bzw. auf die zweite Ebene.

Im Anschluss bleiben eine Kleingruppenphase incl. selbst bestimmter Pause (1 Std.) und eine Großgruppenphase (1 Std.), in denen die wichtigsten Themen zum Zuge kommen. Die Ergebnisse werden jeweils protokolliert und die übrigen Themenblätter für die folgenden Teamsitzungen und Kleingruppentreffen aufbewahrt, um sie als Ausgangspunkte nehmen, ergänzen und neu gewichten zu können.

1D) +: a, b, c, d, e, f, g; 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12;
=: ;
-: 2a) „Auch die die nicht da sind, können die Richtigen sein und entsprechend später eingebunden werden.“ 2d) „…Nicht vorbei ist nicht vorbei und kann auch nach dem 1. Treffen vertieft werden!“

2A) Vorbereitungstreffen (Michael M Pannwitz)

2B) Zur Vorbereitung eines open space, insb. zur Klärung der Erwartungen, Titelfindung und Festlegung, wer alles eingeladen werden soll und weitere Absprachen zur Organisation mit der Vorbereitungsgruppe (5 bis 40 Leute, nach oben hin offen, Ziel ist es ein Miniabbild des erwarteten Systems bei der Vorbereitung dabei zu haben); Dauer: 3 bis 3,5 Stunden.

2C) Begrüßung durch den Veranstalter, Vorstellung der Beteiligten (Ich heiße… Zurzeit arbeite/bin ich… bei… Ich bin JETZT hier, UM…). Begleitender stellt Verlaufsplan vor und fragt um Zustimmung. Erstellung einer gemeinsamen Mindmap zum Thema „Der Tag danach“ (auch für spätere Auswertung wichtig!). Der Begleitende hält den Stift hin, die Beteiligten schreiben selbst.

Moderationskärtchen und Neuland No1 Filzer werden verteilt, um „meine Überschrift“ für die kommende Veranstaltung auf Kärtchen zu notieren. Die Gruppe wird in Kleingruppen (2 bis 5 Teilnehmende, entsprechend der Größe mit dem Ziel 5 Überschriften zur Weiterarbeit zu bekommen) unterteilt in denen die Überschriften besprochen werden. Ein gemeinsamer Vorschlag aus jeder Gruppe wird vorgestellt, auf ein Flipchart geklebt. Anschließend wird von allen mit Punkten gewichtet (Wie wollen wir die Veranstaltung nennen?).

In der folgenden „Pause“, werden die Veranstaltungsräume gesichtet und mit Catering, Logistik und facility management die wichtigsten Fragen geklärt und die Materialliste durchgegangen.

„Unsere Überschrift / vorübergehend“: Im Fishbowl (kleiner Kreis innerhalb des großen mit freiem Stuhl) wird die Überschrift diskutiert. Der Begleitende serviert z.B. Wasser und fragt nach, ob evtl. mehr als 10 Minuten benötigt werden? Zum Abschluss noch die Frage, ob der Titel als handlungsorientierte Überschrift formuliert werden kann? (Subjekt, Verb, Objekt).

„Wer muss alles dabei sein?“ Namen werden genannt und selbst aufgeschrieben. Dabei werden auch Voraussetzungen deutlicher. Anschließend wird noch mal gefragt, ob die Überschrift für diese Personen attraktiv wirkt und gegebenenfalls geändert.

„Organisatorisches“ ist dann die Überschrift für ein weiteres Plakat, das nach selbem Schema ausgefüllt wird.

Abschließende „Feedbackrunde“: „Wie ist es uns gegangen?“ mit Hinweis auf das Angebot, dass der Begleitende die Einladung noch mal durchsieht (z.B. Open Space nicht übertrieben betont wird) und für alle Fragen zwischen dem Vorbereitungstreffen und der Veranstaltung selbst ansprechbar ist.

2D) +: a, b, c, d, e, f, g; 1, 7, 8, 9, 10, 11,
=: 6 (Halbkreis um Pinnwände mit Plakaten); 12 (Mindmap-System zum Selbstausfüllen)
-: 2, 3, 4, 5 (keine Einführung), 4 (keine Gruppenwechsel der Kleingruppen).

3A) Boscop-Sitzung (Jutta Weimar)

3B) Selbstorganisierter Jour-fixe für die regelmäßigen Teamsitzungen der Genossenschaft von bis zu 10 Personen; Zeit 2 bis 3 Stunden.

3C) Zunächst wird ein informeller Teil vorgeschaltet um anzukommen, sich zu verköstigen…Dann geht es im Sitzkreis los mit einem Brainstorming zu heutigen Themen mit Festlegung von Zeitfenstern, die dazu nötig sind. Anschließend wird das Interesse zu den Themen mit Namenskürzeln dokumentiert. Danach kommt es zur Priorisierung und möglichen Einteilung in weitere Einzelgruppen zu Themen die nicht alle interessieren. Optimiert werden könnte das Treffen durch eine externe Moderation (Michael Pannwitz jr.).

3D) +: a, b, c, d, e, f, g; 2, 6, 7, 8, 9, 12;
=: 10 (fester Teilnehmerkreis);
-: 1, 3, 4, 5, 11.

4A) „Aktionsplanung Appreciative Inquiry“ (Jutta Weimar)

4B) In Anschluss an wertschätzende Interviews (in Bezug auf die letzte Frage: Welche konkreten Schritte möchte ich gehen?), Gruppe bis 150 Leute; Dauer ½ bis 3 Stunden.

4C) Die Karten, die von den Beteiligten auf die letzte Frage des Interviews erarbeitet wurden, werden mit ihrem Namen im Zentrum ausgelegt und von den Themengebern vorgestellt. Beteiligte können ihre Namen zu jenen Aktionen dazuschreiben, zu denen sie Interesse haben. Leere Aktionsblätter können noch beschriftet und damit neue Vorhaben eingebracht werden. Aktionsplakate zu denen Termine zu vereinbaren sind werden dann auf eigene Pinnwände geklebt. Die Initiatoren sorgen selbst für die Koordination ihrer Aktion auf einem Marktplatz und stehen für Rückfragen zur Verfügung.

4D) +: a, b, c, d, e, f, g; 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12;
=: ;
-: .

5A) „stilles Tischgespräch“ (Sanna Schondelmayer)

5B) Kann als „Brainstorming“ als Marktplatz der Möglichkeiten, als Open Space für vohandene Gedanken, Ideen, Kompetenzen zu Beginn einer Veranstaltung genutzt werden, oder am Ende als Evaluation, als Sammlung der Ergebnisse aus Kleingruppen, etc.

Im Rahmen einer größeren Workshop-Veranstaltung (bis 50 Beteiligte) steht im Anschluss an die Workshops ein großer Tisch mit Papierrolle bedeckt; Zeit 1-2 Stunden.

5C) Auf einem großen Tisch bzw. mehreren zusammengestellten Tischen, in der Mitte des Raumes, wird mit einer Papierrolle oder vergleichbarem ausgelegt. In der Mitte des Tisches liegen Stifte in verschiedenen Farben (kann durch Kärtchen, Punkte etc. ergänzt werden). Die Beteiligten gehen schweigend um den Tisch und Schreiben ihre Kommentare (je nach Ausrichtung der Veranstaltung eher Wünsche, Ideen oder Ihr Feedback) auf das Papier. Die anderen können auf diese Kommentare reagieren, indem sie sie ergänzen, in Frage stellen oder zu einer konkreten Handlung aufrufen. Manchmal kann es sinnvoll sein, die jeweils ersten Statements farblich von den Folgekommentaren abzuheben. Die Beteiligung am stillen Tischgespräch ist freiwillig. Man kann auch nur Leser sein, ohne selbst zu „posten“, sich ganz tief in eine „Diskussion“ vertiefen oder wie die Hummel im Open Space, von Thema zu Thema schwirren und etwas weitertragen.

5D) +: a, b, c, d, e, f, g; 1, 2, 3, 4, 5, 7, 8, 9, 10, 11, 12;
=: ;
-: 6.

6A) World-Café (Sanna Schondelmayer)

6B) Großgruppenmethode ab 27 Personen häufig gebraucht zur Auflockerung von klassischen Tagungen um Beteiligte ins Gespräch zu bringen bzw. zu vernetzen; Zeit 2 bis 3 Stunden.Die Anwesenden werden als Experten betrachtet, die ihre Kompetenzen und ihr Wissen mit den anderen teilen können. Eine gute Methode, alle ins Boot zu holen.

6C) Der Raum ist wie im Kaffeehaus dekoriert (runde Tische mit weißen Papiertischdecken, Kuchenbuffet, Kaffee und Tee, nach Belieben auch Obst, Kekse etc.). Auf den Tischen befinden sich kleine Kärtchen mit Regeln zum Ablauf. Die Moderation lädt die Beteiligten ein, sich an die verschiedenen Tische zu setzen, gegenseitig vorzustellen und eine erste Frage zu diskutieren. Alles, was von Interesse ist, was zwischendurch notiert werden will, kann auf die Tischdecke geschrieben werden. Ein Gastgeber wird gegen Ende der ersten Runde (ca. 30 Minuten) gewählt um beim Wechsel der Beteiligten an andere Tische die Informationen vom Vorgespräch transportieren zu können.

Die zweite Runde beginnt mit dem Wechsel der Beteiligten an jeweils andere Tische und einer Kurzzusammenfassung der Ergebnisse aus den Vorgruppen. Die Moderation gibt zuvor noch eine weitere neue Fragestellung mit auf den Weg. Die Tischdecken mit den jeweiligen Schwerpunktthemen können weiter ergänzt werden. Vor dem 3. Wechsel kann bereits ein kleines Zwischenresumee gezogen werden, in dem Berichterstatter aufstehen und dem ganzen Plenum von ihren Ergebnissen berichten. Die Begleitung kann dabei mit Mikrofon unterstützen und es kommt dabei nicht zur Diskussion sondern nur zu Statements.

Danach beginnt der dritte Tischwechsel mit einer erneuten Fragestellung und einem Gastgeber neu vereinbarten Gastgeber, der am Tisch übrig blieb. Die wichtigsten Ergebnisse werden nach dem 3. bzw. 4. Durchgang allen zugänglich auf Kärtchen zusammengefasst und auf Pinnwand oder in Protokollblättern dokumentiert.

6D) +: a, b, c, d, e, f, g; 1, 7, 8, 9, 10, 11;
=: 6 (Tischrunden);
-: 2, 3, 4, 5, 12.

7A) „Gastgeber-Model“ (Heike M. Cobaugh)

7B) Teamtraining bis 20 Personen im Gesundheitsbereich nach kurzer Einführung in Zielsetzungen, Rahmen, Hintergrund des Begleitenden: Frage nach der Ist-Situation und nach den Problemfeldern,; Zeitraum: 2 Stunden.

7C) Sitzkreis mit Süßigkeiten und A3-Papier und Stiften in der Mitte des Kreises. Die Begleitung gibt eine kurze allgemeine Einführung in Prinzipien des OS. Themen, die am Herzen liegen werden aufgeschrieben und vorgestellt anschließend angepinnt (ca. 10 Themen werden eingebracht). Gemeinsam werden sie angeschaut und auf Zuruf werden jene Themen herausgegriffen mit denen begonnen werden soll (Was ist besonders wichtig?). Themen werden einzeln auf je ein Flipchartblatt geklebt. Und zwar immer erst dann, wenn sie dran sind.

Die Begleitende lädt als Gastgeberin die Anliegenträger/in ein, das Thema zu erläutern (Warum?) und fragt im Interviewstil nach. Die Gastgeberin hat Versorgungspflicht, dass der Ablauf gewährleistet ist und der Anliegenträger sich sicher und wohl vor der Gruppe fühlt (das Ganze für ihn/sie als positive Erfahrung abspeichert wird). Anschließend wird nach Lösungen auch mit der Runde gemeinsam gesucht (Dialog), sie werden auf das Flipchart dazu geschrieben. Dadurch wird Dialog gefördert, offen und lösungsorientiert gearbeitet, und dokumentiert.

Auf Flipchart wird das Problem dann umgedreht und zum nächsten Anliegen weitergegangen. Somit können die Teilnehmer das Thema auch loslassen und sich einem neuen, „unbeschriebenen Blatt“ zuwenden, ohne vom vorherigen Thema abgelenkt zu werden.

7D) +: a, c, d, e, f; 1, 2 a,2b, 5, 6, 7, 8, 9, 10
=: 12 (ohne unterschiedliche Arbeitszonen)
-: b, g; 2c, 2d, 3, 4, 11

8A) Supervisionsmodell (Michael Krambrock)

8B) Beratungssetting einer Sitzung für bis zu 8 Leute. Der Prozessanlass wurde vorher durch „Kontrakt“ geklärt (Warum wollt ihr Supervision?); Zeitraum: 3 Stunden.

8C) Der Begleitende (Supervisor) hat die Rolle des „Wegbegleiters“, „Pfadfinders“ (Hinweise und Interpretationen geben) und „Kontraktwächters“.
Auf Metaplankärtchen werden folgende Fragen beantworten und gesammelt:
-   Was wollt ihr, dass in Zukunft passiert?
-   Was darf auf keinen Fall in Zukunft passieren?
-   Worin seid ihr als Gruppe besonders gut?
-   Was hemmt Euch in Euerer Arbeit?

Während des Aufhängens durch Teilnehmende werden sofort Cluster bilden: Chancen, Möglichkeiten, Gefahren, Tabus; oder: Kultur, Steuerung, Philosophie und relevante Außenwelt. Diese Intervention ist Grundlage einer Sozialdiagnose: a) Beobachten und Gefühle wahrnehmen ohne zu interpretieren; b) Priorisieren durch Zuordnung und Zusammenfassung der Clusterfragen.

Das Team wird durch die Begleitung aufgefordert Vorschläge zu äußern und auf bestimmte Punkte einzugehen. Der Begleitende mischt sich inhaltlich nicht ein und ist für die Lösung nicht verantwortlich. Es werden aber echte Fragen gestellt, evtl. auch eigene Hypothesen in den Raum gestellt und durch die Teilnehmenden angenommen oder verworfen.

Themen können dann von Themengebern weiter verfolgt und weiter im Blick gehalten werden. Abschluss bildet die Handlungsplanung (Wer, für was verantwortlich, bis wann, erledigt?)

8D) +: 1, 2, 6, 7, 8;
=: 5 (achte auf die Signale deines Körpers);
-: 3, 4, 9, 10, 11, 12.

Weitere Informationen:

Für eine weitere Ergänzung sind Sie alle eingeladen weitere Beispiele vorzustellen und zu bewerten! Senden Sie ihren Vorschlag an

Wolfgang Fänderl
Akademie Führung & Kompetenz
Centrum für Angewandte Politikforschung
Maria-Theresia-Str. 21
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Tel.: 089/2180-1333
Fax: 089/2180-5850
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